WESTEND SAILORS

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

 

Rekisterinpitäjä: Westend Sailors WS ry ("Yhdistys")

Yhteyshenkilö: Juha Venho

Osoite: Alalinnake 5A7, 02160 Espoo

Puhelin: 040 480 8555

Sähköposti: kommodori (at) westendsailors.fi

​

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien ja se entisten jäsenien ("Rekisteröity") henkilötietoja.

 

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, Rekisterin ylläpito ja kehittäminen sekä käyttö tiedottamisessa ja markkinoinnissa sekä myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta. Henkilötietojärjestelmä Suulia ("Järjestelmä") hallinnoi ja operoi Suomen Purjehdus ja Veneily ry (”Henkilötietojen käsittelijä”), joka tarjoaa sen käyttömahdollisuutta kaikille jäsenyhdistyksilleen. Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä, Yhdistyksen oikeutettuun etuun pitää vene- ja venepaikkarekistereitä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

 

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä Rekisteröidyn tietoja ovat:

• etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoite

• jäsenyystieto ja tehtävätieto Yhdistyksessä

• Yhdistykselle rekisteröidyn veneen ja venepaikan tiedot

 

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään.

 

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla Yhdistyksen henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.

 

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille Yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Henkilötietojen katselu tietojärjestelmän kautta on sallittu vain Yhdistyksen niille jäsenille tai muille henkilöille, joilla on siihen oikeuttavat käyttäjätunnukset ja salasanat. Yhdistys voi halutessaan jakaa  jäsentiedot jäsenille kotisivun jäsenosiossa. 

 

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella tai mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15).

 

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity voi itse asettaa Järjestelmässä suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja. Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä

• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot

• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä; vaatia henkilötietojensa poistamista

• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn suostumukseen

• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu ja

• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot -kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

​

10. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

11. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse, henkilökohtaisesti tai kirjallisesti Rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

 

12. Muutokset Selosteeseen

Tätä Selostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön tai yhteyshenkilön muuttuessa.

 

Tämä Seloste on viimeksi päivitetty 12.01.2023.